تعليمات الإيداع العامة
مرحبًا بكم في دليل إدارة النقد مقدمة غرض هذا الدليل هو إقامة وتوثيق تدفق النقد وإيصالات النقد، وتوفير إرشادات لإدارة الأموال بشكل صحيح للموظفين المسؤولين عن استلام وتناول وحماية النقد وما يعادله.
الوصي على كل صندوق نقد مسؤول عن نزاهة الصندوق النقدي. يجب على الموظفين أن يفهموا مسؤوليتهم تجاه جميع الأموال التي تعتبر ملكاً للدولة.
تتعلق هذه السياسات والإرشادات بحماية لا تقتصر على أموال الدولة فحسب، ولكن أيضاً تلك الموظفين المكلفين بتناول النقد.
تعريف: “الأموال” – المال بأي شكل من الأشكال بما في ذلك العملة (العملات والفواتير)، والشيك، وتحويل الأموال السلكي، ورسوم بطاقات الائتمان، وتحويل الأموال الإلكتروني الآخر، وما إلى ذلك. يشار إليه أيضاً بالنقد أو إيصالات النقد.
إدارة النقد بأمان: الخطوات والتدابير
- فصل الواجبات والمسؤوليات يُشدد في هذا الدليل على أهمية تحديد وتوزيع الواجبات والمسؤوليات بين الموظفين المعنيين بإدارة النقد. يجب تحديد من هو المسؤول عن استلام النقد، ومن هو المسؤول عن تناوله، ومن هو المسؤول عن حمايته. هذا يضمن توزيع الأدوار بشكل واضح ويقلل من فرص الخطأ.
- التدابير الأمنية لحماية النقد يتعين على جميع الموظفين المعنيين بالتعامل مع النقد اتباع تدابير أمان صارمة. يجب وجود إجراءات للتحقق من الهوية عند استلام النقد، ويفضل استخدام أماكن آمنة لتخزين النقد. كما يُشجع على إجراء فحوصات دورية لضمان عدم وجود تلاعب أو فقدان.
- التدريب المستمر يجب توفير تدريب مستمر للموظفين المعنيين بالتعامل مع النقد. يشمل التدريب الأمور المتعلقة بالتعرف على العملة المزيفة، واستخدام التكنولوجيا الحديثة في التعامل مع النقد الإلكتروني، والتحقق الفعّال لتجنب الاحتيال.
- سجلات دقيقة يجب على كل واجب نقدي أن يُسجل بدقة في سجلات. يشمل ذلك تحديد مصدر النقد، والمبلغ، والتاريخ والوقت، والمستلم والمسؤول. هذه السجلات تسهم في تتبع تدفق النقد وتوفير سجلات دقيقة للمراجعة.
- مراجعة دورية يجب إجراء مراجعات دورية من قبل جهات مستقلة للتحقق من تنفيذ السياسات والإجراءات بشكل صحيح. يُفضل أن تتم هذه المراجعات بشكل غير متوقع لضمان أقصى درجات النزاهة والامتثال.
إن إدارة النقد بشكل صحيح تعد أمرًا حيويًا لحماية أموال الدولة وضمان توجيهها بشكل فعّال. من خلال فصل الواجبات، وتعزيز التدابير الأمنية، وتوفير التدريب المستمر، يمكن تعزيز نزاهة العمليات المالية وتقليل مخاطر الاحتيال والفقدان. يشير هذا الدليل إلى أهمية الالتزام بالسياسات والإجراءات لضمان إدارة فعّالة وآمنة للنقد.
سياسة إدارة النقد: الخطوات والتدابير الأساسية للأقسام الجامعية
الهدف: توفير توجيهات لأقسام الحرم الجامعي فيما يتعلق بجمع الأموال، وحفظها، وتقديم تقارير حولها، وتوضيح إجراءات إدارة النقد الخاصة بالأقسام.
الأفراد/المناطق المعنية: جميع أقسام الحرم الجامعي التي تستلم دفعات نقدية أو ما يعادلها.
السياسة:
- تأكيد استلام الأموال: يجب تأكيد استلام الأموال عبر استلام رسمي عند قبولها أو استلامها عبر البريد، وإرسالها إلى مكتب أمين الصندوق في الجامعة في غضون يوم عمل واحد باستخدام نموذج سجل إيصالات النقد في الجامعة للدلالة على المكان الذي يجب أن يتم إيداع الأموال فيه.
- حفظ الأموال بشكل آمن: يجب ألا تترك الأموال بدون رقيب. وهذا ينطبق على الصناديق النقدية، وأسطح المكاتب، وأدراج النقد. إذا ترك الموظف مكان عمله لأي سبب كان، بغض النظر عن مدى قصر الفترة، يجب تأمين النقود بشكل مناسب في مكان مؤمن.
- منع الأشخاص غير المصرح لهم: يجب منع دخول الأشخاص غير المصرح لهم في المناطق التي يتم فيها التعامل مع النقد.
- إقفال الأبواب بشكل دائم: يجب إقفال الأبواب في جميع الأوقات في المناطق التي يتم فيها التعامل مع النقد.
- عد الأموال الكبيرة بعيداً عن الجمهور: يجب عد الأموال الكبيرة والتعامل معها بعيداً عن أعين الجمهور.
- الحد الأدنى لصناديق النقد: يجب على الأفراد الحفاظ على صناديق النقد الخاصة بهم في الحد الأدنى في جميع الأوقات. يجب أن تكون الأموال الزائدة في جهاز مؤمن أو يجب إيداعها في مكتب أمين الصندوق.
- عدم استخدام النقد في الصرف أو الصرف الصغير: يجب عدم استخدام النقد الوارد للصرف أو الصرف الصغير. لا يمكن إجراء نفقات أو استرجاعات من إيصالات النقد.
- تخزين النقد ليلاً وأثناء عدم استخدامه: يجب الاحتفاظ بالنقد في جهاز تخزين آمن، سواء كان ذلك خزنة أو حاوية مؤمنة، خلال الفترات التي لا يتم فيها استخدام النقد.
- عدم استخدام الأموال الجامعية لأغراض شخصية: بأي حال من الأحوال، يجب عدم لجوء الفرد إلى استخدام أموال الجامعة مع أمواله الشخصية، أو إيداع أموال الجامعة في حسابه البنكي الشخصي، أو نقل أموال الجامعة إلى منزله للحفاظ عليها بشكل آمن.
تأكيد استلام الأموال، وتأمينها بشكل جيد، وتقييد الوصول، يساهمون في ضمان إدارة فعّالة وآمنة للنقد في الجامعة.
الغرض: توفير توجيهات لأقسام الحرم الجامعي بشأن تحويل الأموال إلى مكتب الصرافة لتسجيلها في النظام الإلكتروني “بانر”، وشرح إجراءات محددة لاستخدام الأقسام.
السياسة:
- يجب على الأقسام إيداع الأموال في غضون يوم عمل واحد بعد جمعها أو استلامها.
- يوفر الإيداع الفوري للأموال المستلمة تحكمًا محسّنًا في الأموال، مما يقلل من مخاطر الفقد بسبب الأخطاء أو الإهمال أو السرقة.
- يجب تأمين الأموال التي تمت مراعاتها ليلاً باستخدام وسيلة ما للإغلاق، مثل الخزنة أو ملف مؤمن بقفل.
- يجب توقيع جميع الشيكات بشكل صحيح عند استلامها.
- لا يمكن إجراء نفقات أو استردادات من إيصالات النقد.
- يجب على الأقسام التي تقوم بإيداع الهدايا اتباع إجراءات المحاسبة المحددة وعدم الخلط بين الأموال والأموال العامة أو الذاتية الدعم.
المسؤوليات: من مسؤولية الأقسام التي تستلم أي أموال:
- الامتثال لمتطلبات الإيداع في اليوم التالي.
- توفير معلومات مناسبة ودقيقة عند تقديم الإيداعات.
- حماية الإيداعات.
إنها سياسة جامعة ولاية أوريغون أن الأقسام التي تتعامل مع النقود يجب أن تلتزم بالمعايير المحددة في دليل المحاسبة الحكومي، ودليل العمليات المحاسبية المالية (FASOM)، وقوانين ولاية أوريغون المنقحة (ORS).
تشمل الأموال العملة والعملات المعدنية والشيكات وتقارير تسوية بطاقات الائتمان وتحويلات الأموال السلكية. يجب أن يتم الاعتراف بجميع الأموال الواردة عند استلامها وتحويلها إلى مكتب الصرافة في جامعة ولاية أوريغون للمعالجة باستخدام نموذج سجل استلام النقدية في جامعة ولاية أوريغون. للمساعدة في إكمال نموذج سجل استلام النقدية، يرجى الرجوع إلى صفحة إعداد إيصال النقدية على موقع مكتب الصرافة في جامعة ولاية أوريغون.
قد تكون الأموال دفعًا لرسوم متنوعة، أو ردود فعل، أو استردادات. للحصول على قائمة كاملة بأنواع الإيرادات، يرجى الرجوع إلى الأقسام 100 و200 في دليل عمليات الخزانة (FIS) في دليل سياسات وإجراءات العمليات المالية (FASOM).
الأقسام التي تدير ورش العمل أو المؤتمرات أو تصدر فواتير لا تُسجل كجزء من حسابات الديون المستحقة يجب أن تُخطر مكتب الصرافة بذلك حتى يمكن تحديد الشيكات الواردة وتحويلات الأموال بسهولة للإيداع في الصندوق الصحيح/الفهرس/الحساب.
استلام الأموال ووسائل الدفع
دفع العملات يجب إيصال جميع العملات التي يتم استلامها من الزبائن الذين يأتون شخصيًا على وجه السرعة عبر إيصالات نقدية مرقمة بشكل تسلسلي أو من خلال الكاشير. يجب عد النقود بحضور الشخص الذي يقدمها للدفع. يجب إعطاء نسخة من الإيصال للزبون الذي يأتي شخصيًا. لا يتم قبول أي عملة أجنبية.
دفع الشيكات يجب توجيه تحويلات جميع الشيكات التي تم استلامها سواء كان ذلك شخصيًا أو عبر البريد على الفور. يجب أن يحصل الزبائن الذين يأتون شخصيًا على إيصال مكتوب مرقم أو إيصال نقدي. يجب تاريخ الوثائق المرفقة مع مدفوعات البريد من قبل الموظف الذي يقوم بفتح البريد. يجب إيداع جميع الشيكات المكتوبة لصالح جامعة الدولة في حساب جامعة الدولة. بالنسبة للشيكات المكتوبة لصالح جامعة الدولة ولكن المقصود بها كهدايا أو تبرعات، انظر إلى الأموال كهدية أو تبرع أدناه.
يجب مراجعة كل شيك أو حوالة بنكية من حيث الاكتمال على النحو التالي:
- التحقق من أن اسم صاحب الحساب وعنوانه ورقم هاتفه مدرجة على الشيك. يفضل وجود رقم هاتف نهاري.
- التحقق من وجود اسم البنك على الشيك ومن تشفير رقم التوجيه ورقم حساب العميل في الحافة السفلية للشيك.
- تسجيل التاريخ. لا تقبل الشيكات المؤرخة في المستقبل أو الاتفاق على حفظ الشيك للإيداع في المستقبل.
- التحقق من مطابقة المبلغ المكتوب بالأرقام مع المبلغ المكتوب بالكلمات. إذا كانت هناك اختلافات، يجب عمل ملاحظة خاصة على إيصال النقد حتى يتمكن مكتب الصرافة من التعامل بشكل مناسب. بشكل عام، تقوم البنوك بتحقيق المبلغ المكتوب على حساب المستلم على المبلغ الرقمي.
مع هذا النهج، يمكننا الحفاظ على معايير الاستلام المالي بشكل دقيق وفعال، مما يضمن تدفقات النقد بسلاسة وتفادي أي تأخيرات أو مشكلات تتعلق بالمدفوعات.
